- подготовка и организация встреч, переговоров, конференций; - полная административная поддержка топ-менеджеров Группы: конференц-звонки, оформление командировок, организация и контроль трудовой дисциплины, прием и распределение звонков, поддержание в актуальном состоянии базы контактов, взаимодействие с курьерами и личными водителями, выполнение личных поручений; - подготовка документов, материалов к конференциям, совещаниям; - поиск информации в открытых источниках (аналитика), систематизация информации; - организация и контроль жизнеобеспечения офиса управляющей компании; - взаимодействие с контрагентами и внутренними специалистами в части взаиморасчетов; - составление и запуск в обращение протоколов встреч, заседаний, совещаний, отслеживание работы над пунктами, требующих исполнения; - координация и поддержка при подготовке и организации конференций, спец. выставок. Ведение бумажного и электронного документооборота группы: 1. организация и проведение процедур согласования договоров Группы в первой форме; 2. подготовка документов на подписание топ-менеджеров Группы; 3. организация и проведение процедур согласования документов Группы; 4. прием, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, в том числе и по регионам; 5. размещение и поддержка на корпоративном портале компании документов делопроизводства, введение журналов регистрации приказов, и учета входящей/исходящей корреспонденции; - подготовка отчетов по изданию приказов по обществам в Группе для юридического управления; - подготовка годового отчета по изданию нормативно-правовых актов по управляющей компании в Группе для юридического управления; - подготовка консолидированного отчета по запросам входящей и исходящей корреспонденции по проектам юридического управления; - подготовка приказов, доверенностей, официальных писем, ответов на запросы; - введение и контроль логистики документов Группы; - заведение заявок (счетов) в автоматизированную систему управления денежными средствами (АСУДС); - информационные рассылки распоряжений в рамках Группы; - прием поступающей для руководства корреспонденции, документов и личных заявлений на подпись руководства Группы; - проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству Группы на подпись; - взаимодействие с внешней курьерской службой; - ответственное хранение и передача в структурные подразделения компании, документов текущего делопроизводства; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, контроль передачи в архив в установленный законодательством сроки; - предоставление справочной и консультационной информации в рамках документооборота Группы; Организация бумажного и электронного документооборота Группы компаний с нуля, в сжатые сроки была приведена в порядок вся документация управляющей компании. За время работы в Группе компаний Независимость от бизнес-ассистента главного управляющего директора, руководителя секретариата были получены рекомендации и повышение в должности старшего специалиста секретариата.