Больше информации по резюме будет доступно после регистрации
ЗарегистрироватьсяКандидат
Женщина, 36 лет, родилась 22 июля 1988
Красноярск, готова к переезду, не готова к командировкам
Где ищет работу
Красноярск
Все районыДелопроизводитель
25 000 ₽ на руки
Специализации:
- Делопроизводитель, архивариус
Занятость: полная занятость
График работы: полный день
Опыт работы 1 год 5 месяцев
Март 2014 — Июль 2015
1 год 5 месяцев
Красноярск
Старший специалист секретариата/делопроизводитель
- подготовка и организация встреч, переговоров, конференций;
- полная административная поддержка топ-менеджеров Группы: конференц-звонки, оформление командировок, организация и контроль трудовой дисциплины, прием и распределение звонков, поддержание в актуальном состоянии базы контактов, взаимодействие с курьерами и личными водителями, выполнение личных поручений;
- подготовка документов, материалов к конференциям, совещаниям;
- поиск информации в открытых источниках (аналитика), систематизация информации;
- организация и контроль жизнеобеспечения офиса управляющей компании;
- взаимодействие с контрагентами и внутренними специалистами в части взаиморасчетов;
- составление и запуск в обращение протоколов встреч, заседаний, совещаний, отслеживание работы над пунктами, требующих исполнения;
- координация и поддержка при подготовке и организации конференций, спец. выставок.
Ведение бумажного и электронного документооборота группы:
1. организация и проведение процедур согласования договоров Группы в первой форме;
2. подготовка документов на подписание топ-менеджеров Группы;
3. организация и проведение процедур согласования документов Группы;
4. прием, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, в том числе и по регионам;
5. размещение и поддержка на корпоративном портале компании документов делопроизводства, введение журналов регистрации приказов, и учета входящей/исходящей корреспонденции;
- подготовка отчетов по изданию приказов по обществам в Группе для юридического управления;
- подготовка годового отчета по изданию нормативно-правовых актов по управляющей компании в Группе для юридического управления;
- подготовка консолидированного отчета по запросам входящей и исходящей корреспонденции по проектам юридического управления;
- подготовка приказов, доверенностей, официальных писем, ответов на запросы;
- введение и контроль логистики документов Группы;
- заведение заявок (счетов) в автоматизированную систему управления денежными средствами (АСУДС);
- информационные рассылки распоряжений в рамках Группы;
- прием поступающей для руководства корреспонденции, документов и личных заявлений на подпись руководства Группы;
- проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству Группы на подпись;
- взаимодействие с внешней курьерской службой;
- ответственное хранение и передача в структурные подразделения компании, документов текущего делопроизводства;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, контроль передачи в архив в установленный законодательством сроки;
- предоставление справочной и консультационной информации в рамках документооборота Группы;
Организация бумажного и электронного документооборота Группы компаний с нуля, в сжатые сроки была приведена в порядок вся документация управляющей компании. За время работы в Группе компаний Независимость от бизнес-ассистента главного управляющего директора, руководителя секретариата были получены рекомендации и повышение в должности старшего специалиста секретариата.
- полная административная поддержка топ-менеджеров Группы: конференц-звонки, оформление командировок, организация и контроль трудовой дисциплины, прием и распределение звонков, поддержание в актуальном состоянии базы контактов, взаимодействие с курьерами и личными водителями, выполнение личных поручений;
- подготовка документов, материалов к конференциям, совещаниям;
- поиск информации в открытых источниках (аналитика), систематизация информации;
- организация и контроль жизнеобеспечения офиса управляющей компании;
- взаимодействие с контрагентами и внутренними специалистами в части взаиморасчетов;
- составление и запуск в обращение протоколов встреч, заседаний, совещаний, отслеживание работы над пунктами, требующих исполнения;
- координация и поддержка при подготовке и организации конференций, спец. выставок.
Ведение бумажного и электронного документооборота группы:
1. организация и проведение процедур согласования договоров Группы в первой форме;
2. подготовка документов на подписание топ-менеджеров Группы;
3. организация и проведение процедур согласования документов Группы;
4. прием, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, в том числе и по регионам;
5. размещение и поддержка на корпоративном портале компании документов делопроизводства, введение журналов регистрации приказов, и учета входящей/исходящей корреспонденции;
- подготовка отчетов по изданию приказов по обществам в Группе для юридического управления;
- подготовка годового отчета по изданию нормативно-правовых актов по управляющей компании в Группе для юридического управления;
- подготовка консолидированного отчета по запросам входящей и исходящей корреспонденции по проектам юридического управления;
- подготовка приказов, доверенностей, официальных писем, ответов на запросы;
- введение и контроль логистики документов Группы;
- заведение заявок (счетов) в автоматизированную систему управления денежными средствами (АСУДС);
- информационные рассылки распоряжений в рамках Группы;
- прием поступающей для руководства корреспонденции, документов и личных заявлений на подпись руководства Группы;
- проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству Группы на подпись;
- взаимодействие с внешней курьерской службой;
- ответственное хранение и передача в структурные подразделения компании, документов текущего делопроизводства;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, контроль передачи в архив в установленный законодательством сроки;
- предоставление справочной и консультационной информации в рамках документооборота Группы;
Организация бумажного и электронного документооборота Группы компаний с нуля, в сжатые сроки была приведена в порядок вся документация управляющей компании. За время работы в Группе компаний Независимость от бизнес-ассистента главного управляющего директора, руководителя секретариата были получены рекомендации и повышение в должности старшего специалиста секретариата.
Навыки
Уровни владения навыками
Обо мне
Личностные характеристики:
Желание развиваться, нацеленность на результат, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность, умение анализировать документы и работать в команде.
Хобби, спорт:
Организация праздников
Желание развиваться, нацеленность на результат, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность, умение анализировать документы и работать в команде.
Хобби, спорт:
Организация праздников
Образование
Среднее образование
Знание языков
Гражданство, время в пути до работы
Гражданство: Россия
Разрешение на работу: Россия
Желательное время в пути до работы: Не имеет значения